Положение

ПОЛОЖЕННЯ

про обробку і захист персональних даних у базі персональних даних, Володільцем яких є продавець

1.1. Визначення основних термінів:

  • База персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
  • Відповідальна особа - особа, що організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці, інформує та консультує Володільця або розпорядника персональних даних з питань додержання законодавства про захист персональних даних;
  • Володілець персональних даних - фізична або юридична особа, яка визначає мету обробки персональних даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
  • Згода суб’єкта персональних даних - добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, висловлене у письмовій формі або у формі (електронній), що дає змогу зробити висновок про надання згоди. У сфері електронної комерції згода суб’єкта персональних даних може бути надана під час реєстрації в інформаційно-телекомунікаційній системі суб’єкта електронної комерції шляхом проставлення відмітки про надання дозволу на обробку своїх персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, за умови, що така система не створює можливостей для обробки персональних даних до моменту проставлення відмітки;
  • Знеособлення персональних даних - вилучення відомостей, які дають змогу прямо чи опосередковано ідентифікувати особу;
  • Картотека - будь-які структуровані персональні дані, доступні за визначеними критеріями, незалежно від того, чи такі дані централізовані, децентралізовані або розділені за функціональними чи географічними принципами;
  • Обробка персональних даних - будь-яка дія або сукупність дій, таких як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання і поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення, знищення персональних даних, у тому числі з використанням інформаційних (автоматизованих) систем;
  • Одержувач - фізична чи юридична особа, якій надаються персональні дані, у тому числі третя особа;
  • Персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
  • Розпорядник персональних даних - фізична чи юридична особа, якій Володільцем персональних даних або законом надано право обробляти ці дані від імені Володільця. Особа, якій доручено від імені Володільця та/або розпорядника бази персональних даних здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних, така особа не є розпорядником бази персональних даних;
  • Суб’єкт персональних даних - фізична особа, персональні дані якої обробляються;
  • Третя особа - будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, Володільця чи розпорядника персональних даних та Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, якій Володільцем чи розпорядником персональних даних здійснюється передача персональних даних;
  • Особливі категорії даних - персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання, а також даних, що стосуються здоров’я, статевого життя, біометричних або генетичних даних;
  • Загальнодоступні джерела інформації – розуміються друковані засоби масової інформації, засоби телерадіомовлення, інтернет-портали, публічні виступи та інші джерела інформації, до яких фізичні та юридичні особи мають вільний, необмежений чинним законодавством, доступ.

1.2. Це Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та працівниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх посадових та службових обов’язків.

2.1. Продавець є Володільцем бази персональних даних Контрагентів.

3.1. Метою обробки персональних даних у системі є:

  • зберігання та обслуговування даних контрагентів, відповідно до статей 6, 7 Закону України «Про захист персональних даних» (надалі по тексту - Закону);
  • забезпечення реалізації адміністративно-правових і цивільно-правових відносин, відносин податкових і у сфері бухгалтерського та статистичного обліку та звітності (надання/ отримання та здійснення розрахунків за придбані товари/послуги), відносин у сфері реклами та збору персональних даних у комерційних цілях, які регулюються Цивільним кодексом України, Господарським кодексом України, Податковим кодексом України, Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Законом України “Про державну статистику”, Законом України “Про рекламу”, та іншими чинними законодавствами України.

3.2. Обробка персональних даних здійснюється відкрито і прозоро із застосуванням засобів та у спосіб, що відповідають визначеним цілям такої обробки.

3.3. Також деталі мети обробки персональних даних зазначені в Згоді на обробку персональних даних.

4.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути висловлена у письмовій формі або у формі (наприклад електронній), що дає змогу зробити висновок про надання згоди, вона являє собою добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.

4.2. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у наступних формах:

  • в письмовій формі на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
  • в електронній формі під час реєстрації в інформаційно-телекомунікаційній системі суб’єкта електронної комерції шляхом проставлення відмітки про надання дозволу на обробку своїх персональних даних;
  • в електронній формі в якій заповнюється електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу засвідчується електронним підписом суб’єкта персональних даних.

4.3. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.4. Використання персональних даних передбачає будь-які дії Володільця щодо обробки цих даних, дії щодо їх захисту, а також дії щодо надання часткового або повного права обробки персональних даних іншим суб'єктам відносин, пов'язаних із персональними даними, що здійснюються за згодою суб'єкта персональних даних чи відповідно до Закону.

4.5. Використання персональних даних Володільцем здійснюється у разі створення ним умов для захисту цих даних. Володільцю забороняється розголошувати відомості стосовно суб'єктів персональних даних, доступ до персональних даних яких надається іншим суб'єктам відносин, пов'язаних з такими даними.

4.6. Підставами для обробки персональних даних є:

  • згода суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних;
  • дозвіл на обробку персональних даних, наданий Володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;
  • укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних;
  • захист життєво важливих інтересів суб’єкта персональних даних;
  • необхідність виконання обов’язку Володільця персональних даних, який передбачений законом;
  • необхідність захисту законних інтересів Володільця персональних даних або третьої особи, якій передаються персональні дані, крім випадків, коли потреби захисту основоположних прав і свобод суб’єкта персональних даних у зв’язку з обробкою його даних переважають такі інтереси.

4.7. Збирання персональних даних є складовою процесу їх обробки, що передбачає дії з підбору чи впорядкування відомостей про фізичну особу.

4.8. Склад та обсяг персональних даних, що можуть бути включені до бази персональних даних: - прізвище, ім’я та по батькові суб’єкта;- стать;- дата народження;- поштова адреса;- контактний номер мобільного телефону;- адресу особистої електронної пошти;- сімейний стан, дані про наявність неповнолітніх дітей;- соціальний статус;- місце праці;- кодове слово;- професія;- відомості про способи комунікації;- будь-яких інших персональних даних (відомостей, які добровільно надаються суб’єктом Володільцю) у зв’язку з реалізацією мети обробки персональних даних, що визначена у п. 3.1. цього Положення.

4.9. Суб’єкт персональних даних повідомляється про Володільця персональних даних, склад та зміст зібраних персональних даних, свої права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору персональних даних та осіб, яким передаються його персональні дані здійснюється в момент збору персональних даних (під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства).

4.10. Накопичення персональних даних передбачає дії щодо поєднання та систематизації відомостей про фізичну особу чи групу фізичних осіб або внесення цих даних до бази персональних даних.

4.11. Зберігання персональних даних передбачає дії щодо забезпечення їх цілісності та відповідного режиму доступу до них.

4.12. Поширення персональних даних передбачає дії щодо передачі відомостей про фізичну особу за згодою суб'єкта персональних даних. Поширення персональних даних без згоди суб'єкта персональних даних або уповноваженої ним особи дозволяється у випадках, визначених законом, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини. Виконання вимог встановленого режиму захисту персональних даних забезпечує сторона, що поширює ці дані.

4.13. Персональні дані видаляються або знищуються в порядку, встановленому відповідно до вимог Закону.

4.14. Забороняється обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання, а також даних, що стосуються здоров’я, статевого життя, біометричних або генетичних даних (особливі категорії даних).

4.15. Володілець бази звільняється від виконання вказаного обов’язку лише у разі, якщо персональні дані збираються ним із загальнодоступних джерел інформації.

5.1. Вказані у розділі 2 цього Положення база персональних даних знаходяться за адресою продавця.

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої Володільцю персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог Закону. Порядок доступу третіх осіб до персональних даних, які знаходяться у володінні розпорядника публічної інформації, визначається Законом України "Про доступ до публічної інформації", крім даних, які отримує Міністерство фінансів України від інших органів під час здійснення повноважень з контролю за дотриманням бюджетного законодавства в частині моніторингу пенсій, допомог, пільг, субсидій, інших соціальних виплат.

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог цього Закону або неспроможна їх забезпечити.

6.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі - запит) до персональних даних Володільцю персональних даних.

6.4. У запиті зазначаються:

  • прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи - заявника);
  • найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи - заявника);
  • прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
  • відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про Володільця чи розпорядника персональних даних;
  • перелік персональних даних, що запитуються;
  • мета та/або правові підстави для запиту.

6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом 30-ти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.6. Усі працівники Володільця бази персональних даних зобов’язані додержуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних та інформації щодо рахунків.

6.7. Відстрочення доступу суб'єкта персональних даних до своїх персональних даних не допускається.

6.8. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом 30-ти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

6.9. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

  • прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;
  • дата відправлення повідомлення;
  • причина відстрочення;
  • строк, протягом якого буде задоволено запит.

6.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом. У повідомленні про відмову зазначаються:

  • прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
  • дата відправлення повідомлення;
  • причина відмови.

6.11. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або суду.

7.1. Захист персональних даних покладається на Володільця персональних даних.

7.2. Володілець бази персональних даних має все необхідне обладнання, системні і програмно-технічні засоби, засобами зв’язку, які унеможливлюють крадіжки, знищення, підробленню, копіюванню інформації по персональним даним і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.

7.3. У Володільцях чи розпорядниках персональних даних, що здійснюють обробку персональних даних, яка підлягає повідомленню відповідно до Закону, створюється (визначається) структурний підрозділ або відповідальна особа, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці. Наказом Володільця (керівника) бази персональних даних визначається відповідальна особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до Закону. Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.

7.4. Відповідальна особа зобов’язана:

  • досконало знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;
  • забезпечити реалізацію прав суб’єктів персональних даних;
  • організувати роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці;
  • визначити порядок доступу до персональних даних працівників Володільця відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків;
  • визначити перелік співробітників, які будуть працювати з персональними даними, ознайомити їх з законодавством в сфері захисту персональних даних;
  • регулярно проводити перевірки і навчання співробітників, які працюють з персональними даними;
  • визначити порядок ведення обліку операцій, пов’язаних з обробкою персональних даних суб’єкта та доступом до них;
  • розробити план дій на випадок несанкціонованого доступу до персональних даних, пошкодження технічного обладнання, виникнення надзвичайних ситуацій;
  • забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права;
  • інформувати та консультувати Володільця з питань додержання законодавства про захист персональних даних а також інформувати про порушення встановлених процедур з обробки персональних даних;
  • повідомляти Володільця бази персональних даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів;
  • взаємодіяти з Уповноваженим та визначеними ним посадовими особами його Секретаріату з питань запобігання та усунення порушень законодавства про захист персональних даних.

7.5. Разом з метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

  • отримувати необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані керівником, пов’язані із обробкою персональних даних;
  • робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп'ютерних системах;
  • користуватися доступом до будь-яких даних, які обробляються Володільцем та до всіх приміщень Володільця, де здійснюється така обробка;
  • брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці;
  • вносити на розгляд Володільцю (керівнику) пропозиції щодо покращення діяльності товариства та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження щодо діяльності та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;
  • одержувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;
  • підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

7.6. Використання персональних даних працівниками (які здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних) суб'єктів відносин, повинно здійснюватися лише відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов'язків, дотримуючись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних.

7.7. Ці працівники зобов'язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов'язків, крім випадків, передбачених законом. Таке зобов'язання чинне після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

7.8. Працівники (особи), що мають доступ до персональних даних, а також здійснюють їх обробку, у разі порушення ними вимог законодавства про захист персональних даних несуть відповідальність, встановлену законами України.

7.9. Зберігання персональних даних не повинно бути довшим, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних або Законом.

8.1. Суб'єкт персональних даних має право:

  • знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження або місце проживання (перебування) Володільця чи розпорядника персональних даних або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
  • отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані;
  • на доступ до своїх персональних даних;
  • отримувати не пізніш як за 30 календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи обробляються його персональні дані, а також отримувати зміст таких персональних даних;
  • пред’являти вмотивовану вимогу Володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
  • пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким Володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
  • на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
  • звертатися із скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду;
  • застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
  • вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;
  • відкликати згоду на обробку персональних даних;
  • знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
  • на захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки.

8.2. Суб’єкт може відкликати чи змінити термін дії даної згоди на обробку своїх персональних даних, шляхом направлення на адресу Володільця (рекомендованим листом з повідомленням про вручення) письмового повідомлення не пізніше як за 30 днів до передбачуваної дати відкликання/зміни терміну дії цієї згоди. Суб'єкт персональних даних погоджується на те, що протягом зазначеного терміну Володілець не зобов’язаний припиняти обробку персональних даних і знищувати персональні дані Суб’єкта. Відкликання не буде мати зворотної сили щодо персональних даних, що пройшли обробку до вступу в силу такого відкликання.

9.1. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

9.2. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з персональними даними, за умови надання інформації (прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи - заявника), крім випадків, установлених законом.

9.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі - запит) до персональних даних Володільцю персональних даних.

9.4. У запиті зазначаються:

  • прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;
  • інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;
  • відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про Володільця чи розпорядника персональних даних;
  • перелік персональних даних, що запитуються.

9.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

9.6. Протягом цього строку володілець персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

9.7. Запит задовольняється протягом 30-ти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.